Hiện ký tự định dạng để phân biệt đoạn rỗng, ngắt trang và section trước khi sửa trang trắng cuối tài liệu.
Trang trắng cuối Word không phải lúc nào cũng là một trang độc lập để bấm Delete. Nó có thể xuất hiện do đoạn văn rỗng cuối tài liệu, ngắt trang hoặc ngắt section. Hãy bật ký tự định dạng để nhìn nguyên nhân trước khi xóa, nhất là khi tài liệu có bảng, đầu/chân trang hoặc đánh số trang riêng.
Hiện ký tự ẩn và nhìn cuối trang trước đó
Trong Word desktop, bật nút ¶ ở Home. Trên Windows có thể dùng Ctrl + Shift + 8; trên Mac dùng Command + 8. Ký tự ¶ là dấu kết thúc đoạn, không phải chữ sẽ được in ra. Hướng dẫn xóa trang của Microsoft sử dụng các dấu này để xác định đoạn và ngắt trang thừa.
Đặt con trỏ gần cuối tài liệu, nhìn cả trang trắng và phần cuối trang phía trước. Đừng chọn toàn bộ từ một vị trí đoán chừng rồi xóa: thao tác đó có thể lấy theo nội dung cuối bảng hoặc dấu phân chia cần giữ.
Nếu chỉ có nhiều dấu đoạn rỗng
Xóa từng đoạn rỗng không cần thiết rồi xem lại số trang. Nếu trang trắng nằm sau một bảng ở cuối tài liệu, Word vẫn cần đoạn cuối sau bảng; không cố xóa mọi dấu ¶ đến khi mất cấu trúc tài liệu. Có thể chọn đúng dấu đoạn cuối, giảm cỡ chữ xuống 1 pt, rồi kiểm tra nó đã trở về trang trước chưa.
Nếu vẫn chưa vừa, xem khoảng cách trước/sau đoạn và các thiết lập phân trang của đúng đoạn đó. Thay đổi một thuộc tính mỗi lần để biết điều gì gây ra trang trống. Không thu nhỏ toàn bộ nội dung hoặc giảm lề cả tài liệu chỉ để xử lý một dấu đoạn.
Nếu thấy Page Break
Ngắt trang thủ công đẩy phần tiếp theo sang trang mới. Chỉ xóa nó khi bạn không còn cần điểm bắt đầu trang đó. Dùng hướng dẫn xử lý ngắt trang của Microsoft để phân biệt ngắt thủ công với phân trang tự động; không phải mọi ranh giới trang đều là một dấu ngắt có thể xóa.
Sau khi xóa, xem lại vị trí tiêu đề cuối, bảng và hình. Số trang giảm không có nghĩa bố cục đã đúng: một bảng bị dồn sang trang khác hoặc tiêu đề đứng lẻ cũng cần được kiểm tra.
Nếu thấy Section Break
Section break có thể điều khiển hướng giấy, lề, đầu/chân trang hoặc số trang. Loại Next Page, Odd Page hay Even Page có thể tạo khoảng trống có chủ đích. Xóa chúng không chỉ xóa trang: những phần định dạng liên quan có thể thay đổi.
Nếu cần giữ section nhưng không cần bắt đầu trang mới, cân nhắc chuyển sang Continuous rồi rà lại định dạng. Microsoft hướng dẫn đổi loại section break. Lưu một bản sao trước, đặc biệt với luận văn, hợp đồng hoặc tài liệu đang có đánh số riêng. Nếu bản web không có đủ tùy chọn, mở bằng Word desktop thay vì thử xóa nhiều lần.
Mở lại bản lưu và kiểm tra đầu ra
Lưu thành một bản mới, đóng rồi mở lại. Kiểm tra số trang, dòng cuối, bảng cuối, đầu/chân trang và số trang ở những section liền kề. Nếu cần gửi PDF, xuất rồi mở chính PDF để xác nhận không còn trang trắng ngoài ý muốn và nội dung cuối vẫn đủ.
Trình sửa Word của KitoTool hiện phục vụ sửa chữ/heading và tạo DOCX dựng lại; công cụ không giữ nguyên mọi cấu trúc, bảng và thiết lập section của Word. Vì vậy, với lỗi phân trang của một tài liệu cần bảo toàn định dạng, nên sửa ngay trong ứng dụng gốc. Đổi sang một trình sửa khác rồi thấy ít trang hơn chưa chứng minh lỗi đã được xử lý đúng.
